كما يتم تحرير وكتابة المحاضر الجاهزة للطباعة في معظم الشركات والمؤسسات عند انعقاد الاجتماعات لدراسة ومناقشة أمر ما، ويعتبر المحضر وثيقة رسمية لتوضيح محتوى وموضوع الاجتماع أيضًا وهذا ما نتعرف عليه بالتفصيل من خلال التعرف أيضًا على النقاط الواردة في محضر الاجتماع.
| ما هي أهم أجزاء محضر الاجتماع؟ | والنقاط التي عقد الاجتماع لمناقشتها هي أهم أجزاء محضر الاجتماع |
| هل من الممكن كتابة نموذج قصير لمحضر اجتماع المدرسة؟ | نعم، يمكن كتابة نموذج قصير لمحضر اجتماع المدرسة |
التقرير جاهز للطباعة
ومن خلال ما يلي نتعرف على العينة المعدة للطباعة بالتفصيل:
في يوم…..الموافق…../…/…. تم عقد اجتماع ……
وفي نفس الوقت…..تحت رعاية…….
وبحضور الاعضاء
1- ……. 2- …………………
3- ………… 4- …………
5- ………… 6- ………..
الأعضاء يعتذرون
1- …………..
2- …………
3-…….
وكان ذلك لمناقشة جدول الأعمال الذي تضمن النقاط التالية:
1- …………..
2- ………….
3- ………….
وتم إطلاق مجموعة من القرارات والتوصيات وفقاً للمناقشات:
1- ………………
2- ………….
3- ……………
كما اتفق جميع المشاركين على عقد اجتماع ثان يوم ….. الموافق …..
انتهى هذا اللقاء بعد ساعة بالضبط…
التوقيع ……..،……………،………….،………
تحت المراقبة / ……………..
عناصر محضر الاجتماع
وفي إطار تحديد المحاضر الجاهزة للطباعة، لا بد من التعرف على أهم الأمور التي يجب أن يتضمنها محضر الاجتماع، وهو عبارة عن وثيقة يحررها أحد المشاركين في الاجتماع في مختلف الشركات والمؤسسات.
تتم كتابة هذه المحاضر أيضًا بعد عقد الاجتماع. عند كتابة المحرض، لذلك من الضروري كتابته بصيغة الماضي، مع الإشارة إلى أعضاء الاجتماع بصيغة الغائب. يحتوي محضر الاجتماع على الأجزاء التالية:
- اسم رئيس الاجتماع.
- البنود التي عقد الاجتماع لمناقشتها.
- – المقترحات والتوصيات الصادرة عن الاجتماع.
- أسماء الحاضرين في الاجتماع، بالإضافة إلى أسماء الغائبين والمعتذرين.
- عنوان اللقاء.
- تاريخ الاجتماع متضمنا اليوم والتاريخ والساعة بالتفصيل.
- مكان الاجتماع.
- اسم مدير الاجتماع.
ما هي الطريقة الصحيحة لكتابة محضر الاجتماع؟
ومن الجدير بالذكر أن هناك مجموعة من المعايير التي يجب اتباعها عند كتابة نموذج محضر الاجتماع وهي كما يلي:
- العمل على تحرير البنود التي تمت مناقشتها خلال الاجتماع تباعا حسب الترتيب الذي قدمت به في الاجتماع.
- تحرير أي مقترح تم تقديمه خلال الاجتماع، وإدخال اسم الشخص مقدم هذا الاقتراح.
- تحرير كافة أسماء المسؤولين عن إصدار وتنفيذ القرارات أيضاً.
- اكتب الملاحظات الأكثر أهمية.
- يحرر السجل في الزمن الماضي.
- تجنب كتابة التقرير الذي يحتوي على أي أخطاء نحوية أو لغوية.
- تنقيح التقرير بالحبر لضمان عدم العبث به أو تغييره.
- لا يمكن كتابة رأي شخصي أو انتقاد من خلال مسجل أحد البنود التي تمت مناقشتها في الاجتماع، ولكن من الممكن تحرير الملاحظات حول السلوكيات.
- احفظ نموذج التقرير في الموقع المحدد.
- العمل على ترتيب نماذج كشف الدرجات السابقة حسب أقدمية كل نموذج.
- أظهر كيف تم اتخاذ القرار خلال الاجتماع.
ما هي أنواع المحاضرات الموجودة؟
إذا كان التقرير قيد الإعداد للطباعة، فيجب أن تكون الأنواع الرئيسية للتقارير:
1- محضر الاجتماع
لأنها الوثيقة التي يتم من خلالها تحرير كافة نقاط الاجتماع، بالإضافة إلى القرارات المتخذة وأيضاً المقترحات المستقبلية، لأن كلاً من رئيس الاجتماع وأعضائه يوافقون أيضاً على هذا البروتوكول.
2- مراسم التدشين
وهي هذه الوثيقة التي يتم من خلالها الموافقة على ترقية جديدة للموظف والتي يتم فيها ذكر جميع الشروط والأحكام التي يجب أن يتبعها الطرفان. كما يجب أن تكون هذه الوثيقة موقعة من قبل المدير الإداري والتنفيذي للمشروع.
3- تقرير التفتيش
وهي وثيقة يحررها موظف التفتيش، وتعتبر من الصلاحيات القانونية التي لها تكليف مباشر من رئيس الاجتماع إلى أحد الأعضاء.
تعتبر محاضر الاجتماع من أهم الوثائق التي يجب معرفتها، فهي توثق كل ما حدث خلال الاجتماع ويمكن لجميع الأطراف المعنية الاطلاع عليها في أي وقت.